- Căn cứ vào nội dung chỉ đạo tại Kế hoạch số 28/KH-UBND và tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức, địa phương để xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 của cơ quan, đơn vị, địa phương và tổ chức thực hiện;

- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

 

- Sắp xếp, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ;

 

- Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động, …  cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ;

 

-  Cử công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc và tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp;

 

- Tổ chức kiểm tra, tự kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với phòng, ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp xã.

 

2. Sở Thông tin và Truyền thông

 

Tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice

 

3. Sở Nội vụ:

 

- Rà soát các văn bản của tỉnh đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ để tham mưu sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới cho phù hợp;

 

- Tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; tổng hợp kết quả, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

 

4. Về nghiệp vụ công tác văn thư, các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm:

 

- Tiếp tục thực hiện quản lý văn bản, lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice; tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định;

 

- Xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu năm 2023; lập Danh mục hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice.

 

5. Về hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh:

 

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương: Xây dựng kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để tổ chức giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ; bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện cho khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.

 

- Sở Nội vụ: Tiếp tục thực hiện chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh; Kế hoạch số 19/KH-UBND ngày 03/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ; tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử và thực hiện việc tạo lập cơ sở dữ liệu, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.

 

6. Về kinh phí thực hiện:

 

Thực hiện theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, trong đó ưu tiên:

- Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

 

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công tác văn thư, lưu trữ.

 

- Chỉnh lý khối tài liệu lưu trữ.

 

- Xây dựng, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ, bố trí các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

 

* Tại Kế hoạch, Ủy ban nhân dân tỉnh đã giao Sở Nội vụ chủ trì hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện các nhiệm vụ được giao; định kỳ tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

* Năm 2023, căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, Trung tâm Lưu trữ lịch sử triển khai thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm chủ yếu sau:

 

- Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành: Quyết định phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình thay thế Quyết định số 599/QĐ-UBND ngày 17/6/2015 của UBND tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức và Danh mục tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình; Quyết định phê duyệt “Đề án vị trí việc làm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử”.

 

- Phối hợp, thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại 05 cơ quan gồm: Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và Sở Giao thông vận tải; thực hiện bồi nền và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh./.