Trình tự thực hiện:
Bước 1: Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình nộp hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình thuộc Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Ninh Bình (Sở Nội vụ); Địa chỉ: Số 19, đường Trần Hưng Đạo, phường Đông Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình, trong giờ làm việc hành chính các ngày trong tuần theo quy định của Nhà nước (trừ ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định).
Bước 2: Viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.
Bước 3: Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ; hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
Bước 4: Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.
Bước 5: Trả kết quả tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình thuộc Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Ninh Bình (Sở Nội vụ).
Cách thức thực hiện:
Tiếp nhận phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả đến nghiên cứu tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình thuộc Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
Thành phần, số lượng hồ sơ:
* Thành phần hồ sơ:
- Chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu.
- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp cơ quan cử đi).
- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.
- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Thời hạn giải quyết:
Tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu của Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử:
- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu;
- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, cơ quan và tổ chức.
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
Cơ quan có thẩm quyền quyết định: UBND tỉnh Ninh Bình, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện: Chi cục Văn tư, lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình thuộc Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Ninh Bình - Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Cơ quan phối hợp: Không.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.
Lệ phí: Áp dụng theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể như sau:
STT CÔNG VIỆC THỰC HIỆN ĐƠN VỊ TÍNH MỨC THU (ĐỒNG)
Tài liệu từ năm 1954 trở về trước Tài liệu từ sau năm 1954 đến năm 1975 Tài liệu từ sau năm 1975 đến nay
I Làm thẻ đọc (bao gồm cả làm ảnh kỹ thuật số, đọc trong 1 năm) Thẻ 15.000 15.000 15.000
II Nghiên cứu tài liệu
1 Tài liệu hành chính Đơn vị bảo quản 2.000 1.500 1.000
2 Tài liệu nghiên cứu khoa học Đơn vị bảo quản 2.000 1.500 1.200
3 Tài liệu xây dựng cơ bản Đơn vị bảo quản 2.000 1.500 1.200
4 Tài liệu phim điện ảnh Phút chiếu 1.000 700 500
5 Tài liệu ảnh Tấm ảnh 400 300 200
6 Tài liệu ghi âm Phút nghe 1.000 700 500
7 Micrôphim, kỹ thuật số Tấm phim, ảnh 600 500 300
8 Tài liệu trên mạng tin học Giờ truy cập 2.000 1.500 1.000
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:
- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Phụ lục số I - Thông tư số 10/2014/TT-BNV);
- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu (Phụ lục IV - Thông tư số 10/2014/TT-BNV).
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;
- Quyết định số 20/2015/QĐ-UBND ngày 14/07/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc ban hành quy chế quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình;
- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 /4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.