Trình tự thực hiện:
Bước 1: Cá nhân có đủ năng lực, điều kiện hành nghề lưu trữ nộp hồ sơ trực tiếp tại “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình; Địa chỉ: Số 19, đường Trần Hưng Đạo, phường Đông Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình, trong giờ làm việc hành chính các ngày trong tuần theo quy định của Nhà nước (trừ ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định).
 Cán bộ tiếp nhận hồ sơ,  kiểm tra nội dung và tính pháp lý của hồ sơ:
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết phiếu hẹn trao cho người nộp;
Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì hướng dẫn người nộp bổ sung, hoàn thiện theo quy định.
Bước 2: Thời hạn giải quyết 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Giám đốc Sở Nội vụ cấp, cấp lại, bổ sung lĩnh vực hành nghề của chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định.
Bước 3: Trả kết quả tại “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Thành phần, số lượng hồ sơ:
* Thành phần hồ sơ cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ:
- Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
- Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.
    - Giấy xác nhận thời gian làm việc từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc. Người xác nhận phải chịu trách nhiệm về sự chính xác của nội dung xác nhận.
    - Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp từng lĩnh vực hành nghề.
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn  nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
       - Hai ảnh 2 x 3 cm (chụp trong thời hạn không quá 6 tháng).
* Thành phần hồ sơ cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ:
- Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp tại nơi đã cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ;
- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất);
- Bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ và Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan đến nội dung xin bổ sung hành nghề (đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề).
* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Thời hạn giải quyết: Thời hạn giải quyết 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
    Cơ quan có thẩm quyền quyết định:  Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện : Không.
    Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Cơ quan phối hợp: Không.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Lệ phí: Không.
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:
- Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (mẫu số 03 - Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014).
- Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (mẫu số 04 - Chứng chỉ hành nghề lưu trữ).
- Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ (mẫu số 06  - Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ).
Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:
 Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
- Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Có lý lịch rõ ràng;
- Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;
- Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;
- Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.
* Những trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
- Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục;
- Người đã bị kết án về một trong các tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc hủy tài liệu bí mật công tác.
 Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.