Trình tự thực hiện:
Bước 1: Tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tới  “Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả” của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình; Địa chỉ : Số 19, đường Trần Hưng Đạo, phường Đông Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình, trong giờ làm việc hành chính các ngày trong tuần theo quy định của Nhà nước (trừ ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định).
  Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ:
- Nếu hồ sơ hợp lệ thì tiếp nhận và viết phiếu hẹn trao cho người nộp.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cho người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.
Bước 2: Kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp pháp, Sở Nội vụ nghiên cứu, thẩm định hồ sơ và thực hiện quy trình lấy ý kiến các cơ quan có liên quan, tổng hợp các ý kiến góp ý, đề nghị bổ sung hồ sơ (nếu có).
Bước 3: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ báo cáo đầy đủ và hợp pháp, do Sở Nội vụ trình, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có ý kiến bằng văn bản về việc tổ chức đại hội. Trường hợp cần lấy ý kiến cơ quan có liên quan đến ngành, lĩnh vực chính mà hội hoạt động thì chậm nhất không quá 25 ngày phải có ý kiến bằng văn bản về việc tổ chức đại hội.
 Trường hợp hội tổ chức đại hội mà không báo cáo theo quy định thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không phê duyệt điều lệ hội đã được đại hội thông qua.
Bước 4: Trả kết quả tại “Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả” của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Cách thức thực hiện:
Nộp hồ sơ trực tiếp tại “Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả” của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình hoặc qua đường bưu điện. Hồ sơ phải có xác nhận văn bản đến của cơ quan có thẩm quyền, nếu gửi qua đường bưu điện, thời gian được tính từ ngày đến trên phong bì.
Thành phần, số lượng hồ sơ:
* Thành phần hồ sơ:
+ Hồ sơ báo cáo tổ chức đại hội nhiệm kỳ:
- Nghị quyết của ban lãnh đạo hội về việc tổ chức đại hội nhiệm kỳ;
- Dự thảo báo cáo tổng kết công tác nhiệm kỳ và phương hướng hoạt động nhiệm kỳ tới của hội. Báo cáo kiểm điểm của ban lãnh đạo, ban kiểm tra và báo cáo tài chính của hội;
- Dự thảo điều lệ sửa đổi, bổ sung (nếu có);
- Danh sách dự kiến nhân sự ban lãnh đạo, ban kiểm tra, trong đó nêu rõ tiêu chuẩn, cõ cấu, số lượng thành viên ban lãnh đạo, ban kiểm tra hội. Đối với nhân sự dự kiến là người đứng đầu hội phải có sơ yếu lý lịch, phiếu lý lịch tư pháp, văn bản đồng ý của cơ quan có thẩm quyền theo quy định về phân cấp quản lý cán bộ;
- Dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức đại hội, số lượng đại biểu mời, đại biểu chính thức tham dự đại hội, dự kiến chương trình đại hội;
- Báo cáo số lượng hội viên, trong đó nêu rõ số hội viên chính thức của hội;
- Các hội dung khác thuộc thẩm quyền của đại hội theo quy định của điều lệ hội và quy định của pháp luật (nếu có).
+ Hồ sơ báo cáo đại hội bất thường:
- Nghị quyết của ban lãnh đạo hội về việc tổ chức đại hội bất thường trong đó nêu rõ nội dung thảo luận và quyết định tại đại hội;
- Dự thảo những nội dung thảo luận và quyết định tại đại hội;
- Dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức đại hội, số lượng đại biểu mời, đại biểu chính thức tham dự đại hội, dự kiến chương trình đại hội.
* Số lượng hồ sơ: 01 bản chính.
Thời hạn giải quyết:
Trong thời hạn 25 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp pháp.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Hội có phạm vi hoạt động trong tỉnh.
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
Cơ quan có thẩm quyền quyết định : Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình.
Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện : Không.
Cơ quan trực tiếp thực hiện : Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Cơ quan phối hợp: Không.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:
Công văn cho phép hội tổ chức đại hội nhiệm kỳ, đại hội bất thường.
Lệ phí: Không.
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
Hội tổ chức đại hội nhiệm kỳ, đại hội bất thường sau khi có ý kiến bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp hội tổ chức đại hội mà không báo cáo theo quy định thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền không phê duyệt điều lệ hội đã được thông qua.
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Nghị định số 45/2010/NĐ-CP ngày 21/4/2010 của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội;
- Nghị định số 33/2012/NĐ-CP ngày 13/4/2012 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 45/2010/NĐ-CP ngày 21/4/2010 của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội;
- Thông tư số 03/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết thi hành nghị định số 45/2010/NĐ-CP ngày 21/4/2010 của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội và Nghị định số 33/2012/NĐ-CP ngày 13/4/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 45/2010/NĐ-CP;
- Thông tư số 03/2014/TT-BNV ngày 19/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ sửa đổi Thông tư số 03/2013/TT-BNV ngày 16 /4/2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết thi hành Nghị định số 45/2010/NĐ-CP ngày 21/4/2010 của Chính phủ quy định về tổ chức, hoạt động và quản lý hội và Nghị định số 33/2012/NĐ-CP ngày 13/4/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 45/2010/NĐ-CP.